Guarda Documental

GUARDA:
Guarda e gerenciamento informatizado de documentos pertencentes ao acervo documental ativo e inativo. a) Acondicionamento dos documentos em caixas tipo contêiner, dos documentos enviados ao arquivo externo b) Identificação das caixas; c) Remoção das caixas; d) Arquivamento em estantes de aço em local apropriado, compatível com a segurança do material arquivado. 
 
RECOLHIMENTO:
A ARQUIVO CONTEMPORÂNEO recolherá os documentos previamente relacionados e acondicionados em caixas de arquivo tipo box do CLIENTE, nas seguintes condições: 
a) Sempre que a contratante solicitar no prazo máximo de até 48 (quarenta e oito) horas após a solicitação por escrito (fax, e-mail) pelo responsável pelo Setor administrativo;
b) Nos casos de urgência, o prazo máximo será de até 24 (vinte quatro) horas.
c) O recolhimento se dará no período das 08:00 as 16:00horas;
d) A PRÓ-MEMORIA transportará os documentos para suas dependências na Rua General Argolo, 107 – São Cristovão – Rio de Janeiro, obedecendo às normas de segurança tomando o cuidado quanto à integridade física dos documentos; 
 
Nota: Os veículos de transporte serão fechados (tipo baú). 
 
RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA:
Atividades:
a) Receber a documentação juntamente com a relação de documentos transferidos em 02 vias;
b) A ARQUIVO CONTEMPORÂNEO confere e assina a relação que acompanha os lotes de documentos, apondo data, hora e carimbo da empresa;
c) Caso os documentos relacionados pelo cliente estejam em desacordo com os recolhidos, a ARQUIVO CONTEMPORÂNEO em conjunto com um responsável realiza as devidas correções; d) Devolver ao cliente 01 via do registro definido pelo cliente assinado. 

ATENDIMENTO A CONSULTAS, ENVIO/ENTREGA DE DOCUMENTOS E DEVOLUÇÃO:
As consultas podem ser realizadas diretamente via sistema, via e-mail, telefone ou fax, em horário comercial. A solicitação de desarquivamento ocorrerá da seguinte forma:
a) Deverá ser centralizada por um único setor da contratante para melhor controle;
b) A solicitação de desarquivamento de documentos será feita em formulário próprio, elaborado pela Contratada, ou diretamente via sistema Web;
c) No pedido de desarquivamento deverá conter a data e hora da ciência da contratada;
d) Toda solicitação de desarquivamento atendida deverá ser entregue no setor determinado pela contratante; 
e) O funcionário do CLIENTE confere e recebe os documentos desarquivados, assinando a respectiva guia e colocando o número de sua matrícula, além da data e hora do recebimento;
f) A ARQUIVO CONTEMPORÂNEO transportará os documentos em malotes (tipo ECT, ou semelhante) ou em caixas de papelão (tipo Box);
g) O atendimento da solicitação de desarquivamento ocorrerá quantas vezes se fizerem necessárias.