Gestão Documental

ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO TÉCNICO DE DIAGNÓSTICO:
O Relatório de Diagnóstico Documental permite a análise situacional da documentação e o conhecimento da cultura organizacional do CLIENTE, para assim definir o Modelo de Gestão Documental.
A metodologia aplicada caracteriza-se em 03 propriedades diferenciadas, sendo:

Exploratória através das entrevistas
Investigação Documental através da pesquisa nos atos normativos
Descritiva através da elaboração do Relatório de Diagnose

Atividades:
a) Elaboração de formulário interno para coleta de informações: O Formulário de Análise Documental – FAD, instrumento de trabalho da ARQUIVO CONTEMPORÂNEO, tem como finalidade, registrar durante o levantamento documental o máximo de informações referentes aos itens documentais no âmbito dos arquivos do CLIENTE. Sua utilização facilita o direcionamento das questões analisadas e propostas.
b) Definição das condições inerentes aos documentos para compor o levantamento documental: Produzidos ou recebidos pelo CLIENTE; Pertencentes ao negócio e objetivos do CLIENTE.
c) Levantamento dos dados, através das seguintes fontes de informação: - Observação. Permite a ARQUIVO CONTEMPORÂNEO a análise imparcial da situação do CLIENTE. - Entrevistas/Visitas. Propiciam relevantes informações referentes à produção documental do CLIENTE, onde é possível identificar o processo de geração, recebimento, tramitação, expedição, armazenamento e recuperação documental e suas particularidades.
d) Pesquisa de estrutura, competências, funções e processos: Etapa realizada através de entrevistas com servidores de níveis estratégicos do CLIENTE, bem como estudos de organograma, regimentos, atos constitutivos e outras legislações.
e) Levantamento da Massa Documental Acumulada (MDA): O levantamento da massa documental acumulada é realizado nos arquivos (correntes e intermediários) do CLIENTE.

ELABORAÇÃO DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS:
Esses instrumentos têm como principal função o gerenciamento das rotinas de organização, guarda e conservação de documentos de arquivo segundo as normas e princípios estabelecidos na arquivística e as necessidades dos usuários. Alguns exemplos de instrumentos normativos que podem ser elaborados:
a) Manual de Procedimentos de Gestão Documental Este instrumento organiza os procedimentos, com o intuito de diminuir os trâmites burocráticos, melhorando o desempenho profissional, e fazendo com que o sistema implantado atenda às verdadeiras necessidades do CLIENTE.
b) Tabela de Classificação e Temporalidade Documental / Plano de Destinação de Documentos Instrumento fundamentado nas orientações emanadas na Legislação Municipal, Estadual e Federal e decisões administrativas do CLIENTE, onde estão estipulados os prazos de guarda (prescricional e precaucional) em que os documentos devem ser mantidos e sua destinação final, podendo ser a eliminação, o recolhimento/transferência e a transposição para outras mídias, tais como a microfilmagem e/ou digitalização.
Caso o CLIENTE não possua Comissão organizada, a consultoria apoiará essa atividade nas questões legais a serem cumpridas.
c) Quadro de Assuntos Quase toda Instituição pública dispõe de certo número de documentos que devem ser arquivados por assunto – os processos protocolados. Não existem esquemas padronizados de classificação por assunto, assim cada Instituição deve de acordo com suas peculiaridades, elaborar o seu próprio Quadro, onde os assuntos devem ser agrupados sob título principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre de conceitos gerais para os particulares. Esse instrumento auxilia as atividades de protocolamento e conseqüentemente facilita o arquivamento e a recuperação dos documentos de arquivo.
d) Plano de Classificação Documental (Taxonomia) Instrumento arquivístico utilizado para classificar os documentos de forma a permitir a padronização do arquivamento, otimizando o acesso e recuperação das informações.
e) Desenvolvimento do Fluxograma dos Documentos Consiste em descrever a atuação da cada setor ao participar do caminho percorrido pelos tipos documentais, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
f) Procedimentos de Gestão Documental para Documentos Técnicos de Engenharia Consiste em elaborar procedimentos para informar às empresas contratadas as condições para elaboração, identificação e emissão dos Documentos Técnicos de Engenharia. Inclui ainda a sistematização da codificação de documentos técnicos de engenharia relativos aos projetos elaborados ou supervisionados pelo CLIENTE.

REORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL:
A reorganização da massa documental acumulada (MDA), compreendendo as principais fases, podendo incluir ou excluir novas fases de acordo com o diagnóstico apresentado:
a) Definição de Metodologias, Suportes e Mobiliário para Arquivamento Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado às suas finalidades. Daí o problema, de quando se quer organizar um arquivo, da escolha do método ideal de arquivamento para que a finalidade precípua do arquivo, que é o acesso aos documentos, seja plenamente atingida. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da empresa.
b) Análise, Seleção e Descarte Documental Com base nos instrumentos arquivísticos elaborados, realiza-se a análise, a seleção e o descarte documental. O processo de descarte é baseado nos prazos legais estabelecidos na legislação nacional, estadual ou municipal. O processo de descarte ainda possui as atividades de Elaboração da Listagem de Eliminação, a autorização do descarte pelos detentores dos documentos e a eliminação (fragmentação) efetiva dos documentos.
c) Higienização Básica dos Documentos A higienização compreende a retirada de poeira, insetos mortos e outros tipos de elementos que provocam a deterioração dos documentos em papel. Os documentos que se encontrarem em estado avançado de deteriorização e/ou irrecuperáveis são relacionados no Relatório Técnico específico elaborado pelo Responsável Técnico da ARQUIVO CONTEMPORÂNEO, onde estará relacionado todas as informações que foram possíveis identificar nos documentos, acompanhado de análise e sugestões das providências cabíveis.
d) Classificação e Indexação A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos. Outro fator que contribui substancialmente para uma correta classificação é a maneira pela qual o documento é solicitado.
e) Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um fundo de arquivo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade ou pessoa física produtora do acervo.
f) Ordenação, Arquivamento e Identificação A ordenação é à disposição dos documentos de acordo com o método de arquivamento previamente analisado e estabelecido. Finalizando, a identificação dos suportes de arquivamento com etiquetas, códigos de barra ou outro elemento que se julgar indispensável durante a execução dos serviços, além do o arquivamento propriamente dito, ou seja, arquivar os documentos em estantes e/ou mapotecas de aço, seguindo as condutas técnicas necessárias à preservação, de acordo com os critérios de ordenação definidos para cada tipologia documental.
g) Cadastramento Em Banco De Dados Digitar os Documentos em Sistema Informatizado, com o intuito de agilizar o processo de recuperação, estabelecendo palavras chave, para cada série documental, que serão fontes de busca simples ou cruzada.

TREINAMENTO:
Esta implantação exige que sejam realizados treinamentos essenciais à compreensão do usuário para a tecnologia que está sendo implantada. Os programas de treinamentos sugeridos são indicativos.